Privacyverklaring conform AVG standaard

Aanleiding

Privacybescherming staat in toenemende mate in de belangstelling. Bloem Mediation is de verwerking en het omgaan met per­soonsgegevens een bijna dagelijkse handeling. Het spreekt voor zich dat de pri­vacy van onze klanten daarbij voor­op staat. Het is daarbij van groot belang om zorg­vuldig om te gaan met de vele per­soons­ge­gevens die Bloem Mediation tot haar be­schikking heeft.

Tot op heden worden de gegevens verwerkt volgens de huidige Europese richtlijn 95/46/EG, de leidraad bij de bescherming van per­soons­gegevens en houden wij ons strikt aan de Wet be­scherming persoonsgegevens (Wbp).

 AVG

Vanaf 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Een en ander betekent dat de Europese richtlijn 95/46/EG wordt inge­trokken en dat van­af dat moment de Wbp niet meer geld.

In tegenstelling tot de oude Wbp versterkt de nieuwe AVG de positie van klanten van wie ge­ge­vens worden verwerkt. Naast hun bestaande rechten, die sterker worden, krijgen zij nieu­we privacyrechten. Bloem Mediation betekent dit dat wij – veel meer dan nu – moeten kunnen aantonen dat wij conform de wet de gegevens van onze klanten verwerken.

Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Bloem Mediation, gevestigd aan de Slingerdijk 4b 1842 ED te Oterleek. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten en andere personen die contact met ons hebben rechtstreeks of via social media, een mediationovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst met ons hebben en/of onze website bezoeken.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 072-5317606 of e-mail: 

Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Recht op vergetelheid

Een klant kan op basis van het ‘recht op vergetelheid’ een verzoek bij ons indienen om zijn/haar persoonsgegevens in te zien en kan eventueel om aanpassing c.q. verwijdering vragen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Indien u een klant van Bloem Mediation bent of wordt, verwerken wij persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan ons. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die wij verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Als u via onze website contact met ons opneemt, verwerken wij alleen uw naam, telefoonnummer en vraag die u voor ons heeft.

Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Uw gegevens zullen nimmer aan derden worden verkocht.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Deze gegevens zijn onder andere:

  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Dit alleen met toestemming van de ouders/verzorgers en alleen voor zover deze informatie relevant is door het scheidingsdossier van de ouders.
  • Daarnaast verwerken wij BSN nummers. Deze nummers zijn noodzakelijk voor ons om uw dossier uiteindelijk naar een advocaat door te kunnen sturen voor het indienen van uw scheidingsverzoek. Indien een mediationtraject wordt gevolgd zonder dat een verzoek tot echtscheiding via een advocaat moet worden ingediend, zullen wij geen BSN nummer van u vragen voor in ons dossier.
  • Ook verwerken wij financiële gegevens van onze klanten. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het in kaart brengen van uw financiële situatie en het op basis hiervan berekenen van de diverse vermogensverrekeningen, alimentatieberekeningen etc etc.

Omdat er een gerede kans is dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat wij de dienst niet kunnen uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij mogen dan geen gegevens meer van u verwerken. Vanaf het moment van intrekking van uw toestemming kunnen wij geen diensten meer voor u verrichten, en zullen wij het mediationdossier sluiten.

Privacy Impact Analyse (PIA)

Wij hebben uitgezocht of wij conform de nieuwe regels een Privacy Impact Analyse (PIA) moeten hebben. Vooralsnog is dit niet verplicht. Omdat wij uw privacy hoog in het vaandel hebben staan hebben wij wel een aantal richtlijnen van de PIA in dit privacy document opgenomen.

Wat is een PIA

Een PIA maakt op systematische wijze inzichtelijk hoe groot de kans is dat de privacy van onze klanten eventueel geschaad wordt en wat de gevolgen daarvan zijn. Verder stimuleert een PIA ons om na de denken over onder andere:

  1. Onze werkprocessen;
  2. Gebruiken wij niet meer gegevens dan nodig zijn voor onze dienstverlening?
  3. Zijn wij op de hoogte van de impact van en de risico’s van de gegevensvastlegging op onze klanten?
  4. Wie heeft er toegang tot welke gegevens?
  5. Beschikken wij over de juiste beveiligingstechnieken en gebruiken we deze?
  6. Is er een alternatieve aanpak die minder gevolgen heeft op de privacy?

Onze werkprocessen

Binnen het bedrijf zijn er verschillende gegevensprocessen te onderscheiden waarbij persoonsgegevens worden vastgelegd. Wij zullen nooit meer persoonsgegevens vastleggen dan strikt noodzakelijk voor het proces.

Gebruiken wij niet meer gegevens dan nodig zijn voor onze dienstverlening?

Bloem mediation heeft uitgezocht welke gegevens er minimaal noodzakelijk zijn voor de aangeboden dienstverlening. Er zullen niet meer gegevens worden verwerkt dan voor het betreffende traject noodzakelijk is.

Zijn wij op de hoogte van de impact van en de risico’s van de gegevensvastlegging op onze klanten?

Vastgesteld is dat het verwerken van de persoonsgegevens een verhoogd risico vormt voor de persoonlijke levenssfeer van degene op die de persoonsgegevens betrekking hebben.

De digitaal bewaarde persoonsgegevens worden op een afdoende beveiligde computer opgeslagen. Wekelijks wordt er van deze computer een back-up op een externe harde schijf gemaakt. Deze wordt in een afgesloten kast op de thuislocatie van Penny Bleeker-Bloem bewaard.

Fysieke dossiers worden opgeborgen in een archiefkast die dagelijks wordt afgesloten middels een slot. Deze archiefkast staat in de kantoorruimte welke iedere avond wordt afgesloten.

De aanwezige emailcorrespondentie loopt via hostingpartij Grafic Genie waarmee een gegevensverwerkingsovereenkomst is gesloten. Zie bijlage 1 voor deze overeenkomst. De servers waar Grafic Genie gebruik van maakt staan grotendeels in Nederland en indien dit niet het geval is in ieder geval in Europa.

De alimentatieberekeningen worden gemaakt in Split-online waarvoor een gegevensverwerkingsovereenkomst is afgesloten met XS 2 Knowledge. Zie bijlage 2 voor deze overeenkomst.

Het advocatenkantoor waarmee Bloem Mediation samenwerkt ontvangt alleen persoonsgegevens indien de beide partijen die deelnemen aan een mediationtraject om een scheiding te regelen zijn/haar toestemming hiervoor verlenen. Beide partijen moeten hiermee akkoord gaan. Deze toestemming wordt verleent middels het ondertekenen van de mediationovereenkomst.

Wachtwoorden worden bewaard via MiniKeePass.

Wie heeft er toegang tot welke gegevens?

Bij Bloem mediation is alleen Penny Bleeker-Bloem bevoegd tot de digitale en schriftelijke persoonsgegevens. Alleen in geval van een noodsituatie waarin Penny Bleeker-Bloem niet in staat is werkzaamheden voor Bloem Mediation te verrichten, zal een zaakwaarnemer gemachtigd zijn om de persoonsgegevens van betreffende klanten op de hoogte te stellen van deze situatie. Afhankelijk van de wensen van de betreffende persoon zal de zaakwaarnemer het dossier overnemen of sluiten. De dan nog aanwezige persoonsgegevens zullen niet langer dan de wettelijke bewaartermijn worden bewaard en daarna vernietigd door een professioneel bedrijf.

Beschikken wij over de juiste beveiligingstechnieken en gebruiken we deze?

Bloem Mediation houdt de vastgelegde persoonsgegevens beveiligd in overeenstemming met de stand van de techniek. Dit houdt in dat wij regelmatig, zijnde jaarlijks in januari, zullen kijken of de huidige beveiligingseisen nog voldoen. Voor de computer maak Bloem mediation gebruik van AVG Internet security met de modules computer, web en email, hackeraanvallen, privacy en betaling.

Voor de website www.bloemmediation.nl is een SSL (secure sockets layer) certificaat aanwezig.

Voor de vernietiging van documenten wordt gebruik gemaakt van een papiervernietiger welke voldoet aan DIN normering klasse 4.

Is er een alternatieve aanpak die minder gevolgen heeft op de privacy?

Op dit moment is het niet mogelijk om minder persoonsgegevens te verwerken voor Bloem Mediation. Mocht dit in de toekomst veranderen door aanpassing van bijvoorbeeld wet- en regelgeving dan zal Bloem Mediation haar beleid en privacyverklaring hierop aanpassen.

Hoe gaat Bloem mediation om met een Datalek?

Bloem Mediation moet de volgende informatie bijhouden van ieder datalek:

  1. een korte omschrijving van het lek;
  2. wanneer het plaatsvond;
  3. wat er met de gegevens is gebeurd (zijn ze verloren gegaan, of door een on­bevoegde in­­­gezien, gekopieerd of gewijzigd?);
  4. van welke persoon, personen of groep(en) er gegevens gelekt zijn, en om hoe­veel perso­nen het gaat;
  5. om welke ‘soorten’ gegevens het gaat.

Daarnaast moet worden geregistreerd:

  1. de (mogelijke) gevolgen van de inbreuk (bijvoorbeeld een risico op identi­teits­fraude of
  2. re­putatieschade);
  3. de maatregelen die zijn genomen naar aanleiding van het lek. Welke actie is ondernomen om schade te voorkomen of zo veel mogelijk te beperken (bij­voorbeeld het op afstand wis­sen van gegevens, of het wijzigen van wacht­woorden)?
  4. Wat heeft Bloem Mediation gedaan om te zorgen dat het niet nog een keer kan gebeuren?

Het doel van het registreren is tweeërlei. Aan de ene kant leert Bloem Mediation datalekken in de toekomst zo veel mogelijk te voorkomen. Aan de andere kant kunnen we aan de Autoriteit Persoonsgegevens aantonen dat datalekken daadwerkelijk worden gemonitord en opgevolgd.

Bloem Mediation hoeft niet elke inbreuk, die is geregistreerd, te melden. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens moet worden gemeld aan de toezichthouder, tenzij het lek geen risico oplevert op negatieve gevolgen als identiteits-fraude of reputatieschade.

Is er bij Bloem Mediation sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Bloem Mediation neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Bloem Mediation bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaartermijn of de bewaartermijn die de branchevereniging ADR en NMv stelt.

Delen van persoonsgegevens met derden

Bloem mediation deelt uw persoonsgegevens met diverse derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met de bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Bloem Mediation blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

De informatie kan worden gebruikt ten behoeve van audits en onderzoeken uitgevoerd door bevoegde autoriteiten, toezichthouders, dan wel andere organisaties hiertoe gemachtigd door 1 van de hiervoor genoemde organisaties.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Bloem Mediation gebruikt op haar website alleen technische en functionele cookies en analytische die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn alleen voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. U bent hierdoor niet persoonlijk te herleiden. Meer informatie over het beleid van Google Analytics vindt u hier.

Uitschakelen en verwijderen

Wilt u de cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kunt u doen via uw browserinstellingen. U kunt bijvoorbeeld uw instellingen wijzigen:

  • Schakel ‘cookies van derden’ automatisch uit in uw browser.
  • Geef in uw browserinstellingen aan dat u niet ‘getrackt’ wilt worden
  • U kunt de geplaatste cookies altijd weer verwijderen uit uw browser en eventueel kunt u ze blokkeren per domein.

Heb je verder nog vragen over onze cookies? Neem dan gerust contact met ons op.

Facebook advertentiecookies

Om advertenties beschikbaar te stellen gebruikt Bloem Mediation cookies van Facebook (Facebook Custom Audience, Facebook Impressions, Facebook Connect en Facebook Pixel). Deze cookies zorgen ervoor dat voor u relevante advertenties worden weergegeven.

Meer informatie over de cookies van Facebook vindt u hier.

Social Media

Bloem mediation vindt het belangrijk dat het zo eenvoudig mogelijk is om content van onze websites te delen via social media. Dit kan door middel van share buttons.

Van de volgende Social Media Platforms hebben wij buttons geplaatst. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke Social Media platforms om te weten hoe zij omgaan met privacy. Hieronder vindt u de verschillende privacy verklaringen:

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Bloem Mediation. U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van uw beschikken in een computerbestand naar u of naar een andere, door u genoemde organisatie te sturen. U kunt een dergelijk verzoek bij ons indienen door een mail te sturen naar

Om er zeker van te zijn dat u het verzoek indient vragen wij u een kopie van uw indentiteitsbewijs bij dit verzoek toe te voegen. Uw foto en machine readable zone (strook met nummers op uw paspoort of identiteitskaar) en evt BSN nummer mag u hierbij ‘zwart’maken. Dit ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maximaal binnen vier weken op uw verzoek. Bloem Mediation wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Tot slot

Bloem Mediation neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan contact met ons op. of 072-5317606